Excel is vaak precies flexibel genoeg om een proces snel werkend te krijgen. Het probleem ontstaat wanneer medewerkers iedere week dezelfde bestanden downloaden, kolommen aanpassen, gegevens combineren en rapportages opnieuw opbouwen.
Dat soort terugkerend Excel-werk is vaak goed te automatiseren zonder dat je direct afscheid hoeft te nemen van Excel.
Welke Excel-processen kun je automatiseren?
Veel handelingen die volgens vaste regels verlopen kunnen door software worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld:
- CSV- en Excel-bestanden automatisch inlezen;
- meerdere exports samenvoegen;
- kolommen opschonen en gegevens controleren;
- dubbele of ontbrekende waarden signaleren;
- periodieke rapportages automatisch genereren;
- gegevens uit e-mails of andere systemen toevoegen;
- output automatisch opslaan, mailen of doorzetten.
Excel hoeft niet altijd vervangen te worden
Een spreadsheet kan een prima eindproduct blijven. Als medewerkers prettig werken met Excel, kan de automatisering juist vóór Excel plaatsvinden: bronbestanden worden automatisch verwerkt en er komt een schoon, voorspelbaar bestand uit.
In andere situaties is Excel juist het tijdelijke tussenstation geworden tussen twee systemen. Dan kan een directe API-koppeling uiteindelijk robuuster zijn.
Van handmatige export naar automatische workflow
Een typisch proces ziet er nu bijvoorbeeld zo uit: iemand downloadt twee exports, kopieert gegevens naar een derde bestand, controleert uitzonderingen en mailt het resultaat. Dat kan vaak worden teruggebracht tot één knop, een geplande taak of een volledig automatische workflow.
Wanneer loont Excel-automatisering?
Vooral als een handeling regelmatig terugkomt, meerdere bestanden of databronnen gebruikt en fouten ontstaan door knippen en plakken. Hoe vaker het proces terugkomt, hoe sneller een kleine automatisering zich kan terugverdienen.
Hoe ik dit aanpak
Ik begin bij het bestaande bestand en proces. Welke invoer komt binnen? Welke bewerkingen voert iemand nu uit? Welke uitzonderingen bestaan er? Vervolgens bepaal ik of een script, workflow, koppeling of kleine applicatie de simpelste oplossing is.
De techniek kan bijvoorbeeld bestaan uit Python, API’s, databases of een kleine webapplicatie, maar dat is nooit het vertrekpunt. Het proces bepaalt wat nodig is.
Een Excel-proces dat elke week terugkomt?
Stuur het huidige proces door of laat zien welke bestanden je gebruikt. Ik kan eerst beoordelen welke stappen zonder groot IT-project te automatiseren zijn.